La consegna di un sito web è completa quando l’azienda sa dove si trovano account e materiali, chi può intervenire e come verificare che il sito continui a funzionare. Il link alla homepage e una cartella di password non bastano: servono accessi provati, istruzioni per le attività previste e responsabilità scritte.
A cura di Matteo Dosi, E-ROE. Preparare la consegna già durante il progetto rende più semplice gestire il sito nel tempo, anche quando l’assistenza resta allo stesso fornitore.
In copertina: schermata reale del sito 3discover dall’archivio portfolio autorizzato. La checklist è una proposta generale e non descrive accessi o condizioni contrattuali di quel progetto.
Chiedi un registro degli elementi che fanno funzionare il sito
Per ogni elemento annota servizio, intestazione verificata, referente, modalità di accesso e rinnovo. Tieni le credenziali in un gestore dedicato, separato dal verbale. La distinzione utile è fra chi risulta titolare, chi paga e chi può effettivamente amministrare l’account: possono essere persone diverse.
- Dominio e DNS: registrar, account di gestione, scadenza e referente che può autorizzare modifiche.
- Hosting e pubblicazione: ambiente che serve il sito e persona incaricata dei rilasci.
- Contenuti: accesso al CMS, oppure procedura per richiedere modifiche se il sito non ha un editor.
- Moduli e servizi collegati: destinatari delle richieste, sistemi di prenotazione e dipendenze esterne effettivamente utilizzate.
- Misurazione: proprietà analytics e Search Console, se attive, con ruoli assegnati all’azienda.
- Materiali e licenze: testi, foto, loghi, font e componenti, indicando limiti d’uso e costi ricorrenti da verificare.
Per Search Console, Google distingue proprietari e utenti con autorizzazioni diverse. Un invito ricevuto non dimostra che l’azienda controlli la proprietà; occorre verificare il ruolo effettivo. Concorda ogni revoca con chi gestisce la proprietà, perché i token di verifica richiedono attenzione specifica.
Definisci quale copia viene consegnata
Chiedi che cosa contiene il materiale e a cosa serve. Il pacchetto per ripristinare un sito può essere diverso dai file usati per svilupparlo. Un’esportazione dei testi non dimostra che un altro tecnico possa ricostruire lo stesso risultato.
In WordPress, lo strumento Export produce un file XML dei contenuti. Per il recupero completo vanno valutati anche file, database, configurazione e servizi esterni. Per un sito generato da sorgenti, chiedi dove sono conservati progetto, istruzioni di build e procedura di pubblicazione. Per una piattaforma ospitata, verifica invece le esportazioni disponibili e i loro limiti.
Il verbale dovrebbe precisare quali materiali sono inclusi nell’accordo, quali restano soggetti a licenze di terzi e chi può recuperarli. Non dedurre la proprietà del codice dal solo pagamento del sito: chiariscila nella documentazione contrattuale del progetto.
Trasforma la consegna in poche prove osservabili
Proponi una sessione con il referente aziendale. Per ogni prova registra data, persona presente, risultato e problema eventualmente aperto. Le attività che cambiano il sito o generano richieste vanno concordate prima.
- Accesso: il referente entra con il proprio account nell’area che dovrà usare, senza dipendere dal login personale del fornitore.
- Modifica ordinaria: in anteprima, aggiorna un’informazione di prova e controlla come sarebbe pubblicata. Se non c’è un CMS, verifica il percorso per richiedere e approvare la modifica.
- Richiesta dal sito: esegui un invio identificato come test, autorizzato e diretto a una casella concordata; verifica la ricezione, non soltanto la conferma a schermo.
- Recupero: il responsabile tecnico documenta una prova di ripristino in ambiente separato, indicando data della copia e limiti del recupero.
Una voce può risultare completata, sospesa con responsabile e scadenza, oppure non applicabile con motivo. Questo evita che una casella vuota venga interpretata come lavoro concluso.
Scrivi che cosa succede dopo il lancio
Separa correzioni del perimetro concordato, aggiornamenti ordinari, nuove pagine e costi dei servizi esterni. Indica come si aprono le richieste, chi le approva e in quali orari viene fornita assistenza. Tempo di risposta e tempo di soluzione sono impegni diversi: chiedi che siano descritti senza dare per scontata una reperibilità continua.
Per stimare l’impegno ricorrente, leggi anche la guida ai costi di gestione e manutenzione del sito. Se invece stai sostituendo un sito esistente, conserva anche la mappa degli URL del rifacimento: serve a gestire le destinazioni delle pagine, mentre il verbale di consegna serve a chiarire materiali e responsabilità.
Il documento minimo da conservare
Riunisci registro degli account, posizione dei materiali, istruzioni per le modifiche, prove svolte e attività aperte. Aggiungi contatti di assistenza, rinnovi e data della prossima verifica. Il referente aziendale deve poter capire il documento senza conoscere il linguaggio dello sviluppo.
Stai preparando un sito vetrina con E-ROE? Porta l’elenco delle persone che lo useranno e delle modifiche che dovranno fare. Possiamo definire nel progetto anche che cosa consegnare e come verificare il passaggio alla gestione.
